Projectportfoliomanagement (PPM) stuurt en bestuurt actief alle projecten binnen een organisatie. Met PPM neem je als organisatie krachtige beslissingen, waardoor geld en middelen optimaal benut worden. PPM is strategisch verspreid over verschillende afdelingen en staat rechtstreeks in verbinding met het hoogste managementniveau.
In dit artikel ontdek je de sleutels tot succesvol projectportfoliomanagement en het potentieel dat je met deze manier van werken bereikt in jouw organisatie.
Ophalen van de visie
Het startpunt is het gezamenlijk formuleren van een visie voor de organisatie: waar streven we naar over de komende drie of vier jaar? Een voorbeeld hiervan kan zijn: Effectief gebruik maken van digitalisering om de kwaliteit van onze dienstverlening te verbeteren. Dit wordt daarna vertaald naar concrete doelen. Om de doelen en daarmee de visie te realiseren, zijn specifieke stappen (projecten) vereist. Een heldere visie en doelen bij de start vergemakkelijkt het verdere verloop van het PPM.
Beoordelen, selecteren en prioriteren
Na het ophalen van de diverse behoeftes in business cases is de volgende cruciale stap in PPM het selecteren van uit te voeren projecten. Dit betekent dat alle beschikbare projecten in een organisatie zorgvuldig worden beoordeeld en de projecten die in aanmerking komen, worden geselecteerd. Belangrijk bij de selectie is dat de projecten aansluiten bij de algemene visie. Strategische relevantie, haalbaarheid en impact op de organisatie zijn hierbij belangrijke criteria.
Het totale portfolio wordt vervolgens bekeken en alle projecten worden gerangschikt op basis van strategische waarde, financiële haalbaarheid en risico’s. Dit betekent dat financiële, menselijke en technologische middelen op de meest effectieve manier worden toegekend aan projecten met de hoogste prioriteit, wat de algehele effectiviteit en efficiëntie bevordert. Na het selecteren van de geschikte projecten is het herijkte portfolio samengesteld.
Balans
Bij het samenstellen van het portfolio en het selecteren van projecten wordt de organisatiedynamiek in overweging genomen. Innovatie en noodzakelijk onderhoud moeten namelijk in balans zijn, net zoals de verdeling van projecten over verschillende afdelingen om te voorkomen dat één onderwerp of afdeling dominant wordt. Het proces van PPM wordt gehanteerd als een organisatie brede aanpak.
Realisatie
Zodra de projecten zijn geprioriteerd, gevalideerd en geselecteerd, wordt overgegaan tot de volgende stap: de realisatie van de geselecteerde projecten. De projectuitvoering start en de voortgang en resultaat wordt nauwlettend gevolgd om ervoor te zorgen dat de gestelde doelstellingen worden behaald.
Risicobeheer
Een belangrijk aspect van PPM is het beheer van risico’s. Daarbij komen zowel risico’s voor die zowel individuele projecten als het hele portfolio kunnen beïnvloeden. Deze worden allemaal geïnventariseerd, geanalyseerd en aangepakt. Het doel is potentiële problemen proactief aan te pakken en zo de kans op vertraging of mislukkingen te minimaliseren. Als er zich toch een exceptie voordoet in een van de projecten, denk hierbij aan; budgetoverschrijding of vertraging wordt het project opnieuw beoordeeld binnen PPM om te bepalen of het nog steeds in lijn is met de visie en doelen van de organisatie.
Rapportage en analyse
Een actief rapportage- en analyseproces vormt dé essentie van goed PPM. Een grondige rapportage biedt inzicht in de voortgang, kosten en resultaten van elk project, waardoor je als organisatie onderbouwde beslissingen kan nemen en verantwoording kan afleggen aan betrokkenen.
Kortom, projectportfoliomanagement (PPM) omvat cruciale onderdelen die van belang zijn voor het behalen van de doelen van jouw organisatie. Benieuwd naar meer informatie over PPM of naar de mogelijkheden die CLS Inter biedt op dit gebied? Aarzel niet om vrijblijvend contact met ons op te nemen. We staan klaar om jouw organisatie verder te helpen!
Lees ook onze eerdere artikelen waarin we toelichten waarom portfoliomanagement zo belangrijk is.