Project Portfolio Management (PPM) helpt organisaties bij het effectief beheren van hun projecten en het bereiken van strategische doelen. Net zoals bij elk ander managementproces, kunnen verstoringen optreden. Deze kunnen variëren van budgetoverschrijdingen tot veranderingen in de markt en personeelskwesties. Dit artikel richt zich op budgetoverschrijdingen binnen PPM.
In een organisatie kan PPM worden ingezet om budgetoverschrijdingen proactief te beheren op alle niveaus. Maar ondanks de inspanningen van organisaties om doelen binnen budgetten te bereiken, kunnen verschillende factoren leiden tot overschrijdingen. Dit heeft gevolgen voor zowel individuele projecten als het gehele portfolio van een organisatie.
Wat veroorzaakt budgetoverschrijdingen, en wat zijn de gevolgen ervan?
In de praktijk worden de meest voorkomende redenen voor overschrijdingen opgedeeld in 3 categorieën.
- Onvoorziene kosten: dit zijn kosten die tijdens de planningsfase over het hoofd worden gezien, zoals operationele uitgaven, inflatie of prijsstijgingen van benodigdheden. Onvoorziene kosten komen ook voort als de projectcomplexiteit onderschat wordt.
- Scope-uitbreiding: het uitbreiden van de projectscope zonder bijbehorende budgetverhogingen kan leiden tot overschrijdingen omdat extra werk wordt uitgevoerd zonder de nodige financiële middelen.
- Onvoorziene gebeurtenissen: denk hierbij aan technische complicaties, externe factoren of veranderingen in regelgeving. Deze veranderingen brengen extra kosten met zich mee die niet zijn opgenomen in het oorspronkelijke budget. Daarnaast is onvoldoende controle en monitoring van kosten tijdens de uitvoeringsfase van projecten ook een oorzaak van budgetoverschrijdingen.
We stuiten regelmatig op budgetoverschrijdingen waarbij organisaties vaak enkel vanuit het huidige project naar de overschrijding kijken en de stuurgroep vervolgens het besluit neemt. Naar onze mening is dat niet genoeg. Het beoordelen moet ook plaatsvinden binnen het projectportfolio van de gehele organisatie.
In de praktijk zien we de onderstaande consequenties het vaakst naar voren komen:
- Financiële impact: budgetoverschrijdingen kunnen leiden tot aanzienlijke extra kosten voor de organisatie, zoals extra uitgaven om het project af te ronden of boetes voor contractbreuk.
- Verstoring van andere projecten: een overschrijding kan de beschikbare middelen en aandacht van andere projecten binnen dezelfde portfolio verstoren, wat vertragingen of kwaliteitsvermindering kan veroorzaken en de algehele prestaties van de organisatie kan beïnvloeden.
- Toekomstige investeringen: het management kan besluiten toekomstige investeringen te heroverwegen of te verminderen, wat kan leiden tot beperktere groei en innovatie binnen de organisatie.
Een veelgebruikte strategie om met budgetoverschrijdingen om te gaan, is het aanpassen van de scope om het project binnen het beschikbare budget te voltooien. Door de scope te verkleinen, worden bepaalde functies en taken verwijderd of uitgesteld, waardoor de totale kosten dalen.
Hoe kun je budgetoverschrijdingen beheersen?
Overschrijdingen kun je nooit helemaal voorkomen. Dit komt door de onzekerheid die bij projecten hoort. Je kunt wel de kans op overschrijdingen verkleinen en ervoor zorgen dat de kosten worden beperkt. Dit wordt onder andere bereikt door:
- Planning en monitoring: Analyseer en plan kosten zorgvuldig in de vroege stadia van projecten om potentiële overschrijdingen te identificeren en te vermijden. Controleer en rapporteer regelmatig kosten tijdens de uitvoeringsfase om afwijkingen snel te identificeren en corrigerende maatregelen te nemen.
- Risicobeheer: Identificeer en beheer kostenrisico’s om potentiële budgetoverschrijdingen te voorkomen of te minimaliseren.
- Flexibiliteit: Maak gebruik van flexibele budgetten en pas snel aan bij veranderende omstandigheden om beter om te gaan met onvoorziene kosten.
Door proactief te handelen en effectieve strategieën toe te passen voor het beheersen van budgetoverschrijdingen, kunnen organisaties de financiële gezondheid van hun projectportfolio’s behouden en hun strategische doelstellingen binnen de gestelde budgetten bereiken.
Meer informatie
Wil je meer weten over PPM of wat wij op dit gebied voor jouw organisatie kunnen betekenen? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.