In de dynamische wereld van hedendaagse bedrijfsvoering is het essentieel voor zowel publieke als private organisaties om doelgericht en effectief te investeren. Hier komt strategisch portfolio management om de hoek kijken als een krachtig instrument om overzicht en inzicht te verschaffen. Door gefundeerde beslissingen te nemen op het gebied van investeringen, kunnen organisaties hun doelstellingen sneller, beter en effectiever bereiken. Maar hoe start je met dit complexe proces? Waar moet je aan denken? En hoe pas je het toe binnen jouw organisatie? In dit artikel delen we zeven cruciale stappen om te beginnen met strategisch portfolio management.
1. Bepaal het doel: Concrete Probleemdefinitie
Het begint allemaal met het stellen van concrete doelen. Wat wil je als organisatie bereiken? Strategisch IT portfolio management wordt bijvoorbeeld vaak ingezet om verschillende redenen, waaronder capaciteitsbeheer, financiële controle, verbetering van de business-IT-verhoudingen, accountability, en rechtmatigheid. Een duidelijk gedefinieerd doel dient als de bakermat voor het gehele portfoliomanagementproces.
2. De Nulmeting: Waar Sta je Nu?
Een effectieve start vereist een duidelijk begrip van de huidige situatie ten opzichte van de gewenste doelen. Een nulmeting, variërend van gesprekken met stakeholders tot uitgebreide organisatiebrede evaluaties, biedt een helder vertrekpunt. Dit vertrekpunt, gecombineerd met een duidelijk doel, vormt het fundament voor het verdere traject en maakt het uitstippelen van de route mogelijk.
3. Stakeholder Commitment: Onmisbaar voor Succes
Het succes van portfolio management staat of valt met het verkrijgen van commitment van alle stakeholders. Transparantie binnen de organisatie wordt versterkt, wat aanpassing en gewenning vereist. Inzicht in de belangen van stakeholders is cruciaal om gedurende het proces rekening te kunnen houden met hun behoeften en zorgen.
4. Stem het proces af: Think Big, Act Small
De implementatie van strategisch portfolio management betekent vaak een aanzienlijke verandering binnen de organisatie. Het verkrijgen van commitment van stakeholders is cruciaal en vereist een duidelijk gedefinieerd proces. Het vaststellen van wat wel en niet binnen het portfolio managementproces valt, en het verkrijgen van accordering van het directieteam, zorgt voor management buy-in en een succesvolle implementatie.
5. Eerste Inventarisatie: De Moeilijke Eerste Stappen
Met het doel, de nulmeting en stakeholder commitment in de hand, is het tijd om de eerste inventarisatie uit te voeren. Dit kan een uitdagende fase zijn, waarbij het essentieel is om medestanders te hebben. Het verzamelen van input en het inventariseren van lopende projecten zijn hierbij cruciale stappen. Na enkele maanden zullen de contouren duidelijker worden, en alle relevante trajecten vinden hun plek binnen het portfoliomanagement.
6. Leg het Portfolio Voor: Balans, Keuzes en Dialoog
Na de eerste inventarisatie is het tijd om het portfolio voor te leggen aan het besluitvormingsteam. Afhankelijk van de organisatie kunnen twee scenario’s zich voordoen: een discussie waarbij consensus ontbreekt, wat leidt tot verdere bespreking na enkele maanden, of een dialoog waarbij de eerste keuzes worden gemaakt. Beide situaties zijn normaal en vormen een integraal onderdeel van het proces. Belangrijk is dat er bij de besluitvorming balans in het portfolio komt. Met balans bedoelen we dat niet enkel de meest urgente projecten uitgevoerd worden, maar ook kleinere minder urgent trajecten, en tegelijkertijd ook dat niet alle trajecten voor één enkele afdeling zijn, maar dat er voor de meeste afdelingen verbeteringen op de rol staan. Door dit na te streven ontstaat er balans en commitment door de gehele organisatie.
7. Een artikel zonder AI in 2024?
Ook in portfolio management doet AI zijn intrede. Het kan heel basic helpen in het opstellen van de toelichting op een voorstel, tot en met het maken van beslissingen over de te maken keuze. Van dit laatste zijn wij geen voorstander. Strategische keuzes maken ten aanzien van Portfolio Management blijft mensenwerk en vooral de dialoog onderling over de te maken keuze is essentieel.
En dan doorpakken: Een Continu Verbeterproces
Na de eerste volledige cyclus van strategisch portfolio management is het tijd om door te pakken. Evaluatie van wat goed ging en waar verbetering mogelijk is, samen met het portfoliomanagement-team, leidt tot aanpassingen in het proces. Het is cruciaal om op de rijdende trein te blijven zitten en van daaruit verder te groeien, want strategisch portfolio management is een continu verbeterproces dat zich aanpast aan de dynamiek van de organisatie en de markt.
Lees ook onze eerdere artikelen waarin we toelichten waarom portfoliomanagement zo belangrijk is.
SEM portfoliomanagementsoftware biedt een helder en actueel overzicht dat helpt bij prioritering en besluitvorming. CLS Inter ondersteunt jouw organisatie met de inrichting van waarde vermeerderend portfoliomanagement. Ben je benieuwd naar de mogelijkheden voor jouw organisatie?
Wil je starten met portoliomanagement? Neem dan contact op, we bespreken graag jullie wensen en de mogelijkheden.