Projecten zijn de bouwstenen van bedrijfsvoering. Of het nu gaat om het lanceren van een nieuw product, het bouwen van een brug, het implementeren van een IT-systeem of het organiseren van een evenement. Dankzij projecten bereiken organisaties hun doelen. Maar hoe kunnen organisaties er zeker van zijn dat projecten succesvol en efficiënt zijn verlopen? Door middel van auditing.
Wat is projectauditing?
Projectauditing is een systematische evaluatie van een project om te controleren of het project heeft voldaan aan de vooraf gestelde doelen, normen en criteria. Het doel van projectauditing is het verschaffen van zekerheid aan belanghebbenden over de naleving van richtlijnen, efficiëntie, effectiviteit en het identificeren van risico’s.
De belangrijkste doelen van projectauditing
-
- Naleving van Richtlijnen. Projectauditors controleren of het project in overeenstemming is met de vastgestelde procedures, beleidslijnen en wettelijke vereisten. Dit is cruciaal om juridische problemen en sancties te voorkomen.
- Efficiëntie en Effectiviteit. Auditors beoordelen of de middelen (tijd, geld, personeel) efficiënt worden gebruikt om de beoogde resultaten te behalen. Ze onderzoeken ook of het project daadwerkelijk de gewenste impact heeft op de organisatie.
- Risicobeheer. Projectauditing identificeert potentiële risico’s en helpt bij het opstellen van plannen om deze risico’s te beheersen. Hierdoor helpt projectaudititing bij het voorkomen van budgetoverschrijdingen, vertragingen en andere problemen.
- Kwaliteitsborging. Auditors controleren of het project voldoet aan de vereiste kwaliteitsnormen en of er maatregelen zijn genomen om kwaliteitsproblemen aan te pakken.
Het auditingproces
Het proces van projectauditing bestaat uit meerdere fases:
-
- Projectselectie. In deze fase wordt bepaald welke projecten moeten worden geauditeerd op basis van risico’s, prioriteiten en belang voor de organisatie.
- Auditplanning. Een auditplan wordt opgesteld waarin de scope, doelstellingen en methodologie van de audit beschreven staan.
- Veldwerk. Auditors voeren veldwerk uit, waarbij ze gegevens verzamelen, interviews houden met belanghebbenden en documenten analyseren om een grondig overzicht van het project te krijgen.
- Analyse en Beoordeling. Auditors evalueren de verzamelde informatie en beoordelen of het project aan de gestelde doelen en criteria voldoet.
- Rapportage. Het auditteam rapporteert in deze fase de bevindingen aan het management en andere belanghebbenden. Het rapport bevat aanbevelingen voor verbeteringen en suggesties voor toekomstige projecten.
- Opvolging. Het management neemt maatregelen op basis van de aanbevelingen en volgt de voortgang van de implementatie van verbeteringen.
Voordelen van projectauditing
Het uitvoeren van projectaudits biedt aanzienlijke voordelen voor organisaties:
-
- Risicovermindering. Door potentiële risico’s vroegtijdig te identificeren, kun je als organisatie proactief maatregelen nemen om de risico’s te beheersen.
- Verbeterde Efficiëntie. Auditing helpt inefficiënte processen te identificeren en stelt jouw organisatie in staat om middelen effectiever te gebruiken.
- Transparantie. Audits verschaffen transparantie over de voortgang en prestaties van projecten, wat het vertrouwen van belanghebbenden vergroot.
- Leermogelijkheden. Auditing levert waardevolle inzichten op die kunnen worden toegepast om toekomstige projecten te verbeteren.
- Compliance. Auditing zorgt ervoor dat projecten voldoen aan wettelijke en regelgevende vereisten. Dit voorkomst juridische problemen.
De rol van projectportfolio in projectauditing
Moderne technologie speelt een essentiële rol in projectauditing. Door de inzet van een project portfolio oplossing, zoals SEM, wordt op één centrale plek de algehele stand van zaken van alle project bijgehouden waaronder de relevante parameters die voor een audit vereist zijn. Een project portfolio oplossing speelt ook een belangrijke rol bij het verbeteren van de effectiviteit van projectauditing, omdat auditors sneller en nauwkeuriger kunnen werken. Hierdoor is het mogelijk om een audit snel en effectief uit te voeren zonder verrassingen.
Conclusie
Projectauditing is een cruciaal proces voor organisaties om controle en zekerheid te krijgen over de naleving van richtlijnen, efficiëntie, effectiviteit en risicobeheer in projecten. Door een systematische en onafhankelijke evaluatie van projecten, kunnen organisaties hun kansen op succes vergroten en potentiële problemen voorkomen. Projectauditing is daardoor een waardevol instrument dat organisaties helpt om projecten op het goede spoor te houden en doelstellingen te bereiken.
“Dankzij de inzet van de project portfolio oplossing ben je als organisatie in control over je projecten en zal dit met een audit bevestigd worden.”
Wat betekent dat voor jouw organisatie?
Wil je meer weten over de mogelijkheden voor jouw organisatie? SEM portfoliomanagementsoftware biedt een duidelijk en actueel overzicht om te helpen bij prioritering en besluitvorming. CLS Inter ondersteunt jouw organisatie bij het inrichten van waarde vermeerderend portfoliomanagement.
Bekijk onze oplossingen of neem contact op.