In zes stappen beginnen met portfoliomanagement

1. Bepaal het doel

Bepaal heel concreet welk probleem jullie aan willen pakken. Welk doel willen jullie bereiken? Er zijn meerdere redenen waarom organisaties met portfoliomanagement beginnen. In de praktijk komen we een aantal redenen tegen:

• • Capaciteitsbeheer

• • Financieel in control

• • Verbeteren business IT verhoudingen

• • Accountability / Rechtmatigheid

2. Waar staan jullie nu? De nulmeting

Om goed beslagen ten ijs te komen, is het belangrijk om te weten waar je nu staat, ten aanzien van de gewenste doelen. Daarom is ons advies om altijd een nulmeting uit te voeren. Deze kan beperkt van opzet zijn. Van het spreken met enkele stakeholders tot een organisatieberde meting. Het resultaat van deze nulmeting is in elk geval een helder vertrekpunt. Een helder vertrekpunt en een helder doel maken het uitstippelen van de route mogelijk. 

3. Zorg voor stakeholder commitment

Portfoliomanagement valt of staat met het meekrijgen van de organisatie in deze verandering. Vanwege portfoliomanagement wordt de organisatie op sommige vlakken transparanter, dat vraagt om aanpassing en gewenning. Daarom is het essentieel om te weten wat voor de stakeholders belangrijk is. Met deze input zijn het doel en de aandachtspunten helder en kan hiermee gedurende het proces rekening gehouden worden. 

4. Stem het proces af: Think big, act small

Starten met portfoliomanagement betekent een behoorlijke verandering voor elke organisatie. Om portfoliomanagement goed te introduceren is het dus van belang om commitment van de stakeholders te hebben. Belangrijk hiervoor is het volgen van een duidelijk proces. Wat gaan we doen binnen portfoliomanagement? En vooral ook: Wat gaan we niet doen? Afhankelijk van de organisatie wordt dit proces voorgelegd aan het directieteam ter accordering. Op die manier zorg je voor management buy-in in dit proces. Het scherp krijgen van dit proces is essentieel voor het verdere vervolg en dus voor een succesvolle implementatie van portfoliomanagement.

5. Start met de eerste inventarisatie

Je hebt het doel bepaald waarvoor jullie portfoliomanagement inzetten. Je weet wie de stakeholders zijn én het proces is bepaald. Nu is het tijd om te starten. Je start met de eerste inventarisatie. In de praktijk blijkt dat dit één van de meest moeilijke inventarisaties is. Immers, je springt op een rijdende trein. Bij deze eerste inventarisatie is het dus ook zaak om zoveel mogelijk medestanders te hebben, die je voorzien van input. Dat kan op verschillende manieren, bepaal wat bij jouw organisatie past:

• Voor het verzamelen van input vorm je een kerngroep, maximaal 4 à 5 personen.
• Inventariseer de behoeftes en leg deze vast.
• Bepaal ook de projecten en werkzaamheden die al lopen. Daar zal uiteraard nog steeds aandacht en capaciteit naar uit moeten gaan.

Krijg je het gevoel in cirkeltjes rond te lopen? Dat is niet vreemd in deze fase. Na ongeveer een tot twee maanden zijn de contouren geschetst. Dan is duidelijk welke lopende projecten er zijn en welke projecten – waarschijnlijk – nog gaan komen. Al deze trajecten horen thuis binnen portfoliomanagement.

Don’t let perfect be the enemy of good

6. Leg het portfolio voor

Nu de eerste inventarisatie gedaan is, hebben velen het gevoel dat ze een redelijk beeld hebben, maar dat het portfolio nog niet volledig is. Dat is normaal en zal pas na de volgende iteratie afnemen. Dit nieuwe portfolio moet nu ook voorgelegd worden aan het team wat hierover kan  besluiten. Afhankelijk van de volwassenheid van de organisatie, gebeuren er nu in grote lijnen twee dingen:

1. 1. Er wordt een discussie gevoerd en uiteindelijk is er consensus dat het bestuur het nog niet met elkaar eens is. In dit geval zal er nog geen definitieve keuze gemaakt worden. Besloten wordt meestal om na een aantal maanden wederom bij elkaar te komen en het portfolio opnieuw te bespreken. Dit is een normale situatie en je zult zien dat de tweede keer collega’s goed voorbereid zijn en er daadwerkelijk weloverwogen keuzes gemaakt kunnen worden.

1. 1. Er wordt een dialoog gevoerd en de eerste keuzes worden gemaakt. Deze situatie komt minder vaak voor en is te beschouwen als een versnelling ten opzichte van de eerdere situatie.

En dan doorpakken

Nu portfoliomanagement de eerste keer een volledige cyclus heeft meegedraaid, is het zaak om door te pakken. Wat ging goed? En waar is nog verbetering mogelijk? Samen met het portfoliomanagement-team neem je dit onder de loep en pas het proces aan. 

Het is belangrijk om op de rijdende trein te blijven zitten en van daaruit verder te groeien.

 

Lees ook onze eerdere artikelen waarin we toelichten waarom portfoliomanagement zo belangrijk is.

SEM portfoliomanagementsoftware biedt een helder en actueel overzicht dat helpt bij prioritering en besluitvorming. CLS Inter ondersteunt jouw organisatie met de inrichting van waarde vermeerderend portfoliomanagement. Ben je benieuwd naar de mogelijkheden voor jouw organisatie? 

Wil je starten met portoliomanagement? Neem dan contact op, we bespreken graag jullie wensen en de mogelijkheden.