Bij strategische keuzes binnen organisaties is het niet ongewoon om moeilijke keuzes te moeten maken. Hoe maak je de juiste afweging: ‘Welke projectvoorstellen omarmen we, welke laten we vallen?’ Zowel tijd als budget zijn natuurlijk niet oneindig, dus het is zoeken naar de juiste balans. Waar ga je als organisatie het komende jaar wél mensen voor inzetten en geld aan besteden?
Beperkt budget en onvoldoende capaciteit vraagt om keuzes maken
Twee veelvoorkomende uitdagingen voor het uitvoeren van (ICT) projecten zijn het gebrek aan personeel en gelimiteerde budgetten. Bij (bijna) elke organisatie is te weinig personeel om alle gewenste projecten door te voeren. Ook budgetten kennen beperkingen. Daarom is het van belang om keuzes te maken. De juiste keuzes. Keuzes die passen bij de visie van de organisatie. Maar heb je wel een goed overzicht van alle projecten? En welke projecten zijn afhankelijk van elkaar? Soms moet nu eenmaal eerst geïnvesteerd worden in een nieuwe server voordat het nieuwe CRM-systeem kan worden geïmplementeerd.
Welke beslissingen dragen bij aan bedrijfsdoelstellingen?
In strategische discussies worden vaak verschillende voorstellen en ideeën gepresenteerd, maar deze kunnen niet allemaal worden uitgevoerd vanwege beperkte middelen en capaciteit. Het identificeren en prioriteren van de meest veelbelovende voorstellen is cruciaal om de strategische koers van de organisatie te bepalen. Deze opgave is bijna onmogelijk wanneer de organisatie een gebrek aan effectief portfoliomanagement heeft. Door een goed portfoliomanagementproces te implementeren, waarin de waarde, risico’s en haalbaarheid van elk voorstel worden beoordeeld, kun je als organisatie de beste keuzes maken en de kans op succes significant vergroten. Tijdens deze discussies worden belangrijke richtingen en toekomstige plannen bepaald. Ook kunnen dankzij portfoliomanagement eenvoudiger de juiste mensen worden toegewezen aan de juiste projecten, rekening houdend met de capaciteiten en ontwikkelingsbehoeften van de medewerkers. Zo draagt projectportfoliomanagement ook bij aan strategisch HR-management.
Hoe verantwoord je gemaakte strategische keuzes?
Belangrijk bij het maken van strategische keuzes, is ook de interne communicatie. Hoe breng je goed over dat er eerst aandacht en geld nodig is voor de beveiliging van systemen voordat een nieuwe website ontwikkeld kan worden? Niemand wil met een datalek in het nieuws komen. Maar in sommige situaties en voor sommige afdelingen lijkt die website toch echt van groter belang. Op welke manier deel je de organisatievisie en de bijbehorende keuzes met de betrokken medewerkers? Zorg voor overzicht en inzicht. Maak duidelijk hoe projecten zich tot elkaar verhouden en hoe ze bijdragen aan de bedrijfsdoelstellingen. Doe je dit niet, dan belemmert dit mogelijk het vermogen van de organisatie om strategische beslissingen te nemen. Groei en efficiëntie worden hierdoor beperkt. Om deze uitdagingen te overwinnen is overzicht essentieel.
Project Portfolio Management biedt inzicht en overzicht
Voor portfoliomanagement is het belangrijk om een systematische aanpak te hanteren. Project Portfolio Management (PPM) kan helpen bij het beheren van projecten, het prioriteren van initiatieven en het toewijzen van middelen. Het is ook essentieel om regelmatig de portfolioprestaties te evalueren en projecten die niet langer bijdragen aan de strategische doelstellingen te laten vallen.
Benieuwd?
SEM portfoliomanagementsoftware biedt een helder en actueel overzicht dat helpt bij prioritering en besluitvorming. CLS Inter ondersteunt jouw organisatie met de inrichting en het integreren van waarde vermeerderend portfoliomanagement binnen de organisatie. Ben je benieuwd naar de mogelijkheden voor jouw organisatie? Bekijk onze oplossingen of neem vrijblijvend contact op.