In Project Portfolio Management (PPM) staat een gebalanceerd portfolio centraal als cruciaal element voor organisaties om succes te behalen. Dit houdt in dat het portfolio niet alleen gericht is op het beschikbaar houden van bestaande processen, maar ook op innovatie voor toekomstige groei.
Het is essentieel om zowel bestaande processen en systemen beschikbaar te houden als innovatie te bevorderen voor efficiëntie en nieuwe kansen. Daarmee zorg je ervoor dat je toegevoegde waarde levert zowel voor de korte termijn alsook de lange termijn. Een gebalanceerd portfolio omvat zowel projecten voor het optimaliseren van bestaande processen als projecten voor het verkennen van nieuwe mogelijkheden en het creëren van toekomstige waarde.
Projecten gericht op korte termijn
Projecten gericht op continuïteit richten zich op het identificeren en oplossen van (potentiële) knelpunten in bestaande processen, het verbeteren van operationele efficiëntie, het verlagen van kosten en het verhogen van klanttevredenheid. Ze zijn cruciaal voor het handhaven van stabiliteit en betrouwbaarheid in de organisatie en het nakomen van bestaande verplichtingen.
Innovatiegerichte projecten
Projecten voor innovatie verkennen nieuwe markten, ontwikkelen nieuwe producten of diensten en implementeren nieuwe technologieën. Dit gaat over het identificeren en benutten van groeikansen, genereren van nieuwe inkomstenstromen en voorbereiden van de organisatie op toekomstige uitdagingen en kansen.
Een succesvol PPM-proces vereist het vinden van de juiste balans tussen continuïteit en innovatie. Te veel nadruk op continuïteit kan leiden tot stagnatie en het missen van groeikansen en zorgt daarmee niet voor een optimalisatie van processen naar de toekomst toe. Anderzijds kan te veel nadruk op innovatie instabiliteit veroorzaken en het verwaarlozen van bestaande verplichtingen en processen.
Een gebalanceerd portfolio stelt organisaties in staat om zowel hun bestaande processen te optimaliseren als zich voor te bereiden op toekomstige uitdagingen en kansen. Door zorgvuldig te plannen, prioriteiten te stellen en middelen toe te wijzen aan zowel reparatie- als innovatiegerichte projecten, kunnen organisaties veerkrachtig, flexibel en concurrerend blijven in een snel veranderende omgeving.
Verdeling over de organisatie
Net zoals er een verhouding moet zijn tussen innovatie en continuïteit, moet er ook een balans zijn van trajecten voor de diverse afdelingen. Bij het samenstellen van het portfolio wordt de organisatiedynamiek in overweging genomen. De verdeling van projecten over verschillende afdelingen moeten in balans zijn om te voorkomen dat één onderwerp of afdeling dominant wordt. Het proces van PPM wordt daarmee gehanteerd als een organisatie brede aanpak.
Hoe kom je tot een evenwichtig portfolio?
We beginnen met het opstellen van voorstellen voor zowel continuïteit als innovatie. Vervolgens beoordelen we elk voorstel op de mate waarin het bijdraagt aan zowel continuïteit als innovatie, waarbij we een schaal van 10 punten gebruiken voor beide categorieën. Naast deze criteria zijn er ook andere criteria zoals levensvatbaarheid, urgentie en risico.
Bestuurders dienen overeenstemming te bereiken over zowel de mate van risicobereidheid als de portfolio-balansregels. Deze regels omvatten met name:
- De verhouding tussen het budget en de portfolioverdeling voor innovatie en continuïteit.
- De acceptabele verdeling van projecten tussen teams over een bepaalde periode.
Het samenstellen van een evenwichtig portfolio vereist een zorgvuldige analyse van strategische doelen, resources en risico’s. We evalueren potentiële projecten op hun bijdrage aan doelstellingen, opbrengsten en afhankelijkheden. Door prioriteiten te stellen en middelen te verdelen, creëren we dit evenwichtig portfolio.
Evalueren en bijstellen
Het regelmatig evalueren en bijstellen van het portfolio is ook van groot belang om ervoor te zorgen dat het blijft voldoen aan de veranderende behoeften en prioriteiten van de organisatie. Door deze factoren in overweging te nemen en een gestructureerde aanpak te volgen, kan een evenwichtig PPM-portfolio worden gerealiseerd dat de organisatie helpt haar strategische doelen te bereiken.
Meer informatie
Ben je geïnteresseerd in meer informatie over PPM of wil je ontdekken hoe wij jouw organisatie hierin kunnen ondersteunen? Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.