Digitale transformatie is geen keuze meer, maar een noodzaak. Gemeenten moeten meegaan met deze evolutie, zonder de grip op rechtmatigheid en control te verliezen—en dat terwijl budgetten krapper worden.
Waarom digitale transformatie nu moet
Het verhaal van Kodak is wellicht het meest aansprekende voorbeeld van wat er gebeurt als organisaties de digitale transformatie missen. Als voormalig marktleider in de fotografie verdween Kodak door vasthoudendheid aan verouderede technologie. Hoewel gemeenten geen commerciële bedrijven zijn, is de les duidelijk: wie de digitale slag mist, verliest in dit geval contact met burgers en bedrijven.
2026: het Ravijnjaar
In 2026 dalen de rijksbudgetten drastisch. Gemeenten moeten met minder middelen dezelfde dienstverlening bieden. Dit lijkt lastig, maar slimme IT-investeringen maken processen efficiënter en besparen kosten. De vraag is daarmee dan ook niet óf, maar hoe je digitaliseert.
De drie succesfactoren
Voor elke succesvolle transformatie moeten een aantal randvoorwaarden ingevuld worden. Continuïteit in diensten, goed vooruitkijken en tegelijkertijd continu aanpassen.
1. Rechtmatigheid en Control
De digitale transformatie moet hand in hand gaan met goede governance. Dit betekent niet alleen voldoen aan wet- en regelgeving, maar ook grip houden op processen en risico’s. Hierdoor is het straks eenvoudig mogelijk om verantwoording af te leggen.
2. Strategische portfolio planning
Niet alle digitaliseringsprojecten kunnen tegelijk worden uitgevoerd. Door strategisch portfoliomanagement maken gemeenten weloverwogen keuzes in wat wanneer wordt aangepakt. Belangrijk is niet enkel keuzes maken wat je wel doet, maar minstens zo belangrijk is keuzes maken wat je niet gaat doen.
3. Wendbare implementatie
De transformatie moet flexibel genoeg zijn om mee te bewegen met veranderende omstandigheden, zonder de basis van governance uit het oog te verliezen. Het is onmogelijk om de toekomst volledig te plannen, door flexibel in te springen op veranderingen en tegelijkertijd in lijn te blijven met de gemeentelijke visie en doelen, maak je meters.
Aan de slag met digitale transformatie
De weg naar digitale transformatie begint niet met technologie, maar met een gedegen strategie. Het startpunt is altijd een grondige analyse van de huidige situatie, een nulmeting. Dit gebeurt vaak door middel van een quick scan. Waar staat de gemeente qua digitalisering? Analyseer niet alleen techniek, maar vooral ook organisatiecultuur, vaardigheden en processen. Op basis van de strategie en de nulmeting ontwikkel je een flexibele strategie die aansluit bij gemeentelijke doelen. Richt je op quick wins en prioriteiten binnen de beschikbare middelen.
De analyse vormt de basis voor een flexibel strategisch plan dat aansluit bij gemeentelijke doelen. Door prioriteiten te stellen en quick wins te benutten, ontstaat een haalbare aanpak binnen de beschikbare middelen. Een stevig governance framework zorgt voor balans tussen innovatie en control, met duidelijke richtlijnen voor besluitvorming, risicomanagement en verantwoording. Dit voorkomt dat initiatieven vastlopen in bureaucratie of compliance-problemen.
Het governance framework: fundering voor succes
Een effectief IT governance framework is als het fundament van een huis – onzichtbaar voor de buitenwereld, maar essentieel voor de stabiliteit van het geheel. Voor gemeenten is dit extra belangrijk vanwege de publieke verantwoordelijkheid en de noodzaak om rechtmatig te handelen. Het framework bestaat uit verschillende lagen die samen zorgen voor grip op de digitale transformatie.
De eerste laag is het strategisch kader, waarin de digitale ambities van de gemeente worden gekoppeld aan de gemeentelijke doelen. Dit waarborgt dat IT-investeringen en projecten bijdragen aan strategische resultaten en voorkomt investeringen in technologie zonder duidelijke meerwaarde.
De tweede laag, portfoliomanagement, brengt alle digitale initiatieven samen en stelt prioriteiten. Dit is essentieel bij beperkte middelen. Met objectieve criteria wordt besluitvorming transparant en verdedigbaar, terwijl capaciteit en middelen optimaal worden benut.
De derde laag focust op uitvoering en monitoring, met kaders voor projectmanagement, risicobeheer en verantwoording. Heldere procedures en verantwoordelijkheden voorkomen ontsporingen en verantwoordingsproblemen. Tegelijkertijd blijft er ruimte voor wendbaarheid en innovatie. Deze balans is cruciaal voor een succesvol governance model.
Een vaak onderschat aspect van het governance framework is de menselijke factor. Het succes hangt af van hoe goed medewerkers het framework begrijpen en toepassen. Daarom is het belangrijk niet alleen procedures op te stellen, maar ook in bewustwording en training te investeren. Een governance framework moet actief worden nageleefd, niet slechts op papier bestaan.
De kracht van externe expertise
Het vinden van de juiste balans tussen innovatie, rechtmatigheid en efficiëntie is complex. Externe expertise kan het verschil maken door niet alleen kennis en ervaring te bieden, maar ook door een frisse, objectieve blik op de organisatie te werpen.
Digitale transformatie als continue reis
Digitale transformatie is een doorlopend proces, geen eindig project. Het draait om het creëren van een aanpak die zowel de dienstverlening verbetert als kosten bespaart. Met de juiste strategie, governance en ondersteuning zijn successen haalbaar. Gemeenten die nu de juiste stappen zetten, leggen de basis voor toekomstbestendige dienstverlening. De vraag is niet of, maar hoe je deze transformatie effectief en gecontroleerd aanpakt.
Wilt u weten hoe uw gemeente staat op het gebied van digitale transformatie en IT governance? Neem contact op met CLS Inter voor een vrijblijvende Quick Scan van uw organisatie.