In de dynamische omgeving van organisaties worden steeds meer projecten en initiatieven gelanceerd om te voldoen aan de behoeften en verwachtingen van de samenleving. PPM wordt vaak ingezet tijdens veranderingsprocessen in organisaties. Veranderingen brengen een zekere mate van onzekerheid met zich mee. Zijn de doelen reëel? En welke impact hebben de veranderingen op de organisatie? Aandacht geven aan deze onzekerheid is onderdeel van risicobeheer. Door risicobeheer onderdeel te maken van het PPM proces gaat een organisatie een verandering gecontroleerd tegemoet.
Actief risicobeheer stelt organisaties in staat vooruit te denken en risico’s proactief te identificeren en te evalueren. Hierdoor kun je als organisatie effectiever omgaan met obstakels en strategisch inspelen op groeikansen. Hoe eerder het probleem wordt opgemerkt, hoe gemakkelijker het is om het met minimale impact te herstellen.
In dit artikel nemen we je mee waarom risicobeheer voor een organisatie essentieel is en hoe je dit als organisatie kunt aanpakken.
Het belang van risicobeheer
Door in een vroeg stadium naar de mogelijkheden en onmogelijkheden van de organisatie te kijken en deze te begrijpen, leer je de zwakke punten kennen. Dankzij deze inzichten kun je effectief reageren. Risico’s zijn niet alleen intern aanwezig maar zijn ook extern aanwezig. Door actief te kijken naar mogelijke risico’s kun je vroegtijdig herkennen welke mogelijke obstakels er zijn. Zo kun je je als organisatie beter voorbereiden op toekomstige uitdagingen.
Aanpak risicobeheer
Nu we het belang van risicobeheer hebben belicht, nemen we je ook mee in de belangrijkste onderdelen van actief risicobeheer:
Risicoanalyse en identificatie
Om actief risicobeheer toe te passen, moeten organisaties risico’s analyseren en potentiële bedreigingen identificeren die de projecten binnen hun portfolio’s kunnen beïnvloeden. Denk bijvoorbeeld aan risico’s zoals politieke instabiliteit, budgettaire beperkingen, technologische veranderingen en externe negatieve invloeden. Zodra een risico opduikt, is het essentieel om het te identificeren en te labelen, zodat je als organisatie weet wat je te wachten staat.
In het algemeen zijn er bij risico’s vier mogelijke scenario’s:
- Het is een blijvend risico, waar je geen invloed op hebt: als organisatie moet je deze risico’s accepteren als deel van de reis.
- Je kunt de impact van het risico verlagen: denk bijvoorbeeld aan het oprekken van de projecttermijn. Door dit te doen, is de kans groot dat het project goed wordt afgerond in de gestelde termijn.
- Je kunt de kans op een risico verlagen: denk bijvoorbeeld aan het beschikbaar stellen van extra personeel, op deze manier is de kans groot dat het project succesvol wordt afgerond.
- Het is een te groot risico: soms is het risico bij een project zo groot dat het project beter niet gestart kan worden.
Voor de eerste drie scenario’s is het belangrijk om een plan te hebben voor het geval het risico zich (toch) voordoet. Hier komen we in het volgende onderdeel op terug.
Risicoplan en protocollen ontwikkelen
Na het identificeren van de risico’s is het noodzakelijk om een risicoplan te ontwikkelen. Dit plan moet strategieën, processen en procedures bevatten voor het beheren, monitoren en reageren op risico’s gedurende de duur van de projecten. Bovendien moeten de verantwoordelijkheden van alle betrokkenen duidelijk worden vastgesteld.
Betrokkenheid van belanghebbenden
Het actief betrekken van belanghebbenden bij het risicobeheerproces is een must. Het stimuleren van een cultuur van risicobewustzijn en actieve betrokkenheid van belanghebbenden, waaronder beleidsmakers, projectleden en andere stakeholders, is essentieel voor het identificeren, evalueren en beheren van risico’s.
Continue monitoring en evaluatie
Actief risicobeheer is een proces van continue monitoring en evaluatie. Het implementeren van systemen voor proactieve monitoring van risico’s is cruciaal om bedreigingen tijdig te identificeren en aan te pakken. Bovendien is regelmatige evaluatie van het risicobeheerproces noodzakelijk om de effectiviteit ervan te beoordelen en eventuele aanpassingen door te voeren.
Kortom, effectief risicobeheer is cruciaal voor succesvol projectbeheer binnen organisaties, omdat het je als organisatie in staat stelt je voor te bereiden op onverwachte gebeurtenissen en je reactievermogen te verbeteren.
Goed risicobeheer verbetert besluitvorming, minimaliseert risico-impact en verbetert projectprestaties. Bovendien bouwt goed risicobeheer vertrouwen op bij onder andere belanghebbenden en verbetert het de reputatie van de organisatie.
Meer informatie
Ben je geïnteresseerd in meer informatie over PPM of wil je ontdekken hoe wij jouw organisatie hierin kunnen ondersteunen? Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.