Binnen de lokale overheid is het effectief inzetten van mensen en middelen vaak een van de lastigste puzzels. Beperkte budgetten, schaarste aan personeel en het naderende ravijnjaar dwingen gemeenten om scherpe keuzes te maken. Bij CLS Inter zien we dagelijks hoe complex deze afwegingen zijn – maar ook hoe strategisch portfoliomanagement gemeenten helpt om grip te krijgen én kansen te benutten voor vernieuwing.
De uitdaging: capaciteit verdelen met visie
IT-capaciteit verdelen is meer dan uren plannen. Het is sturen op de koers van je organisatie. Veel gemeenten belanden in een reactieve modus, waarin de meeste capaciteit opgaat aan het draaiend houden van de dagelijkse operatie – terwijl juist daar de ruimte voor verbetering en vernieuwing verdwijnt.
Run, Improve, Change: kies bewust waar je inzet
Strategisch omgaan met resources begint bij het maken van onderscheid tussen drie typen inzet:
- Run – het waarborgen van continuïteit in systemen en processen
- Improve – het optimaliseren van wat er al is
- Change – het realiseren van nieuwe initiatieven en transformaties
Elke rol in je IT-team vraagt om een andere balans. Zo draagt een systeembeheerder vooral bij aan ‘run’, terwijl een informatiearchitect zich juist richt op ‘improve’ en ‘change’. De kernvraag is: hoe stem je deze verdeling slim af op je doelen? Houd daarbij ook rekening met de realiteit dat niet alles te plannen valt. Onvoorziene zaken zullen zich altijd aandienen. Daarom is het verstandig om ruimte in te bouwen – een buffer (‘slack’) van 10-15% helpt om je portfolio veerkrachtig te houden bij onverwachte gebeurtenissen.
Tip: Reserveer bewust capaciteit voor alle drie de aspecten. Een veel gebruikte vuistregel is 70% Run, 20% Improve en 10% Change, maar de ideale verdeling hangt af van je strategische doelen.
Kijk verder dan losse projecten: stuur op samenhang
Effectief portfoliomanagement draait om overzicht en samenhang. Het is niet genoeg om alleen naar losse projecten te kijken – je moet het volledige landschap overzien, inclusief wat er al loopt én wat eraan komt. Uitloop in het ene project, kan resulteren in vertraging bij een ander project en geen invloed hebben op nog een ander project.
- Durf ook lopende projecten ter discussie te stellen
Een veelvoorkomende valkuil is vasthouden aan projecten omdat er al tijd, geld en energie in zit. Maar de juiste vraag is: als we vandaag opnieuw zouden kiezen, zou dit project dan nog steeds voorrang krijgen?
Soms is het strategisch slimmer om een lopend project stop te zetten dan er nog verder in te investeren. Dat vraagt lef, maar levert vaak ruimte op voor initiatieven die méér opleveren. Ons SEM-platform ondersteunt gemeenten in dit proces door verwachte baten en resterende kosten objectief naast elkaar te zetten. - Weeg nieuwe projecten in samenhang
Nieuwe ideeën zijn waardevol – maar alleen als ze passen binnen het grotere geheel. Kijk bij elk nieuw project niet alleen naar de individuele meerwaarde, maar ook naar de impact op het bestaande portfolio:
- Is er overlap met andere initiatieven?
- Draagt het bij aan de strategische doelen van de organisatie?
- Zijn er kansen voor synergie met lopende projecten?
Zo houd je grip op je portfolio én zorg je dat elk project waarde toevoegt op het juiste moment.
Van abstract naar concreet: de vertaalslag van rol naar mens
Een belangrijk – en vaak onderschat – aspect van portfoliomanagement is het verschil tussen plannen op rol en plannen op persoon. Wat op strategisch niveau logisch lijkt, blijkt in de praktijk vaak lastiger uitvoerbaar.
- Strategisch denken in rollen
Bij de portfolioanalyse werk je met generieke rollen zoals ‘informatiemanager’, ‘projectleider’ of ‘systeemspecialist’. Dit geeft je de ruimte om flexibel te plannen zonder direct vast te lopen op wie beschikbaar is. Zo kun je sturen op behoefte en strategische richting, zonder je te verliezen in details. - Operationeel werken met mensen
Zodra een project groen licht krijgt, verandert het speelveld. Nu draait het niet meer om een projectleider, maar om Johan, met zijn ervaring in verandermanagement. Of om Sandra, die de afdeling Burgerzaken van binnen en buiten kent. De vertaalslag van abstracte rol naar concrete medewerker – mét de juiste skills en beschikbaarheid – is essentieel voor succesvolle uitvoering. - Ondersteuning bij de match
Onze tool SEM helpt gemeenten deze vertaalslag goed te maken. Niet alleen door rollen in kaart te brengen, maar ook door competenties, ervaring en inzetbaarheid van medewerkers inzichtelijk te maken. Zo voorkom je mismatch en zorg je voor een realistische en uitvoerbare planning.
Tijdelijke capaciteit: wanneer kies je voor inhuren?
Vrijwel elke gemeente komt vroeg of laat voor de vraag te staan: moeten we tijdelijk extra mensen inhuren? Het antwoord hangt af van verschillende factoren. Deze overwegingen helpen je om een weloverwogen beslissing te nemen:
- Urgentie of expertise?
Gaat het om cruciale kennis die je op de lange termijn nodig hebt? Dan loont het om in eigen mensen te investeren. Is het een eenmalige behoefte of een tijdelijke klus? Dan is inhuren vaak de betere optie. - Piek of patroon?
Heb je te maken met een tijdelijke piek in werkdruk, of wijst alles op een structureel capaciteitstekort? In het eerste geval kun je externen inzetten, in het tweede moet je naar een duurzame oplossing kijken. - Kennisborging
Hoe zorg je dat waardevolle kennis niet verdwijnt zodra de externe kracht vertrekt? Denk vooraf na over overdracht, documentatie en samenwerking met interne medewerkers. - Kosten versus strategisch voordeel
Wat levert het op als je een project sneller kunt afronden door tijdelijk in te huren? Maak een kosten-batenanalyse: soms is snelheid van groter strategisch belang dan het besparen op inhuurkosten. Met deze vragen in je achterhoofd maak je beter onderbouwde keuzes over het tijdelijk inzetten van extra capaciteit.
Case: Een middelgrote gemeente besloot een externe projectleider in te huren voor een migratie naar een nieuw zaaksysteem. De investering woog ruimschoots op tegen de risico’s van vertraging en stelde interne projectleiders in staat zich te blijven focussen op strategische digitaliseringsprojecten.
Gewoon beginnen: vandaag is de beste dag voor beter portfoliomanagement
Het belangrijkste advies dat we gemeenten kunnen geven? Wacht niet op de perfecte aanpak – begin gewoon. De behoefte aan een waterdicht model kan verlammend werken, terwijl zelfs een eenvoudige, eerste stap al veel winst oplevert.
Verlies jezelf niet in het streven naar een 100% sluitende methode. Op portfolioniveau blijven sommige keuzes altijd gebaseerd op inschattingen. Veel gemeenten hebben bovendien nog nauwelijks structureel inzicht in hun resourceallocatie. In dat licht is een “zesje” al een enorme sprong vooruit.
Wat wij in de praktijk zien: gemeenten die starten met een eenvoudige, maar consequente aanpak van portfoliomanagement boeken snel resultaat. Ze nemen beter onderbouwde beslissingen, krijgen meer grip op capaciteit en leveren uiteindelijk meer strategische waarde aan hun inwoners en organisaties.
Wil je meer weten over hoe CLS Inter jouw gemeente kan helpen bij effectief portfoliomanagement? Neem contact met ons op voor een vrijblijvende demonstratie van onze SEM-tool of een strategisch adviesgesprek.