De jaarrekening komt eraan en als IT-manager of controller bij een gemeente kent u de uitdaging: hoe maakt u de waarde van IT-investeringen écht inzichtelijk? Veel gemeenten worstelen met het kwantificeren van IT-waarde, wat leidt tot onvolledige verantwoording en gemiste optimalisatiekansen. Tijd voor verandering!
De basis op orde: vijf essentiële KPI’s
- Strategische Alignment Score (SAS): Hoe dragen IT-projecten bij aan gemeentelijke doelen? Deze KPI helpt om de impact van IT-initiatieven af te stemmen op beleidsdoelen, zoals efficiëntere dienstverlening of duurzaamheid. Gemeenten die SAS inzetten, kunnen prioriteiten beter bepalen en middelen effectiever verdelen.
- Return on IT Investment (ROII): Wat is het financiële en maatschappelijke rendement? Naast kostenbesparingen door digitalisering, meet deze KPI ook kwalitatieve voordelen zoals betere samenwerking tussen afdelingen en verhoogde gebruikerstevredenheid.
- Portfolio Gezondheidsindex: Is de balans tussen run, change en transform gezond? Deze index voorkomt dat te veel middelen worden besteed aan onderhoud ten koste van innovatie. Een praktijkvoorbeeld: een gemeente die haar verouderde IT-systemen moderniseerde, zag een daling van 30% in operationele storingen.
- Digitale Volwassenheidsscore: Hoe vordert de digitale transformatie? Deze KPI kijkt naar procesautomatisering, adoptie van cloudtechnologieën en aansluiting bij initiatieven zoals Common Ground. Gemeenten met een hoge score presteren beter op digitale dienstverlening.
- IT-kostentransparantie Index: Hoe inzichtelijk zijn IT-kosten? Dit helpt om verborgen uitgaven bloot te leggen en efficiëntiebesparingen te realiseren. Bijvoorbeeld, een gemeente die haar SaaS-licenties optimaliseerde, bespaarde jaarlijks 15% op softwarekosten.
Samen vormen deze KPI’s de basis voor een toekomstbestendige IT-strategie.
Van investering naar meetbare waarde
De Strategische Alignment Score (SAS) vormt hierbij het fundament. De SAS maakt direct duidelijk hoe IT-projecten bijdragen aan strategische doelen. Gemeenten die deze KPI hanteren, realiseren betere digitale transformatieresultaten. Een voorbeeld: een middelgrote gemeente zag het slagingspercentage van IT-projecten binnen de gestelde tijd stijgen van 60% naar 85% door SAS toe te passen. Ook financieel moet IT zich bewijzen. ROII biedt inzicht in zowel kostenbesparingen als kwalitatieve voordelen, zoals betere dienstverlening en verhoogde burgertevredenheid. Dit maakt IT-investeringen concreet en onderbouwt gesprekken met bestuurders.
Een evenwichtig IT-portfolio
Een gezonde IT-portefeuille lijkt op een goed beleggingsfonds: de juiste balans is cruciaal. De Portfolio Gezondheidsindex helpt bij het verdelen van middelen over operationele, verbeter- en innovatieprojecten. Een gangbare verdeling is 60% run, 30% change en 10% transform, maar kan variëren per gemeente. Zo zal een gemeente met een sterke focus op digitalisering mogelijk een hoger percentage aan change- en transform-projecten hanteren, terwijl een gemeente met een stabiele IT-omgeving zich meer richt op het onderhouden van bestaande systemen.
Digitale transformatie meetbaar maken
De druk op gemeenten om te digitaliseren neemt toe. De Digitale Volwassenheidsscore maakt deze voortgang tastbaar. Door te kijken naar het percentage volledig gedigitaliseerde processen, de adoptiegraad van nieuwe technologieën en de aansluiting bij Common Ground ontstaat een concreet beeld van uw digitale vooruitgang. Het vergelijken van deze scores met andere gemeenten biedt waardevolle context voor uw eigen prestaties.
Financiële transparantie als basis
Handmatig KPI’s bijhouden is tijdrovend. Moderne portfoliomanagement-oplossingen, zoals SEM, automatiseren dit proces, besparen wekelijks uren werk en minimaliseren fouten. Duidelijke dashboards geven direct inzicht en ondersteunen strategische beslissingen.
Klaar voor de toekomst?
Wilt u ook grip krijgen op uw IT-prestaties voor de komende jaarekening? We helpen u graag op weg met onze gratis IT-KPI template. Of laat ons in een vrijblijvende demonstratie zien hoe SEM het verzamelen en analyseren van deze KPI’s kan automatiseren. Tijdens onze maandelijkse IT-controller roundtable kunt u bovendien ervaringen uitwisselen met vakgenoten over effectieve IT-sturing. Neem vandaag nog contact op en bouw aan een toekomstbestendige organisatie!