Efficiënt financieel management is essentieel voor het verantwoord inzetten van publieke middelen in gemeenten. Gemeenten moeten hun middelen optimaal beheren, zowel voor lange termijn doelen als dagelijkse operationele behoeften. Project portfoliomanagement (PPM), gecombineerd met nauwkeurige budgettering, zijn daarbij belangrijke processen. In dit artikel bespreken we hoe deze processen kunnen worden geïntegreerd om de financiële planning te verbeteren.
De essentie van project portfoliomanagement (PPM)
Portfolio management beheert projecten die bijdragen aan gemeentelijke doelen zoals economische ontwikkeling, infrastructuur en duurzaamheid. Het helpt gemeenten prioriteiten te stellen, middelen te optimaliseren en de balans te vinden tussen lange- en korte termijndoelen.
Waarom is budgettering belangrijk?
Gemeenten moeten de doelen realiseren binnen de beperkingen van begrotingen, wetgeving en politieke druk. Dit geldt zowel voor de dagelijkse operatie, als voor projecten. Zonder een solide financieel kader kunnen belangrijke projecten vastlopen door gebrek aan middelen of inefficiënte toewijzing.
Stappen om budgettering te integreren in PPM?
Het effectief combineren van budgettering en PPM vereist een systematische aanpak. Hieronder worden de belangrijkste stappen samengevat:
- Strategische afstemming tussen portfolio’s en begrotingen:
De eerste stap is het koppelen van de gemeentelijke strategie aan het projectportfolio. Elk project wordt beoordeeld op zijn bijdrage aan doelen zoals bijvoorbeeld duurzaamheid of economische groei, daarna worden de budgetten toegewezen. Een geïntegreerde plannings- en budgetteringscyclus zorgt ervoor dat middelen naar de meest waardevolle projecten gaan, waardoor minder belangrijke projecten mogelijk uitgesteld worden. - Kostenramingen en budgettering op basis van resultaten:
Voor succesvol projectbeheer moeten gemeenten nauwkeurige kostenramingen opstellen, gebaseerd op meetbare resultaten. Door een resultaatgerichte begroting te gebruiken, word je gedwongen projecten te evalueren op kosten én waarde voor de gemeenschap. Kostenramingen en budgetten moeten gekoppeld zijn aan concrete doelen, met regelmatige evaluaties om te waarborgen dat projecten binnen budget blijven en indien nodig middelen herverdeeld worden. - Flexibiliteit:
Bij gemeenten is budgettering een jaarlijks proces als onderdeel van de begroting. Een dynamisch systeem waarbij budgetten tijdens de jaar worden herzien en herverdeeld op basis van veranderende prioriteiten, biedt meer flexibiliteit, vooral bij onverwachte gebeurtenissen zoals economische schommelingen. Met dynamische budgettering kan een gemeente sneller reageren en middelen toewijzen aan urgente of beter presterende projecten. - Technologie:
Geavanceerde technologische hulpmiddelen voor project- en portfoliomanagement en budgettering, kunnen de integratie van budgettering en portfolio management sterk verbeteren. Deze tools bieden managers en bestuurders real-time inzicht in de voortgang van projecten, kostenoverschrijdingen, en budgettering. Daarnaast zorgen ze voor data gedreven besluitvorming, wat het vertrouwen in het beheer van publieke middelen vergroot.
Voordelen van geïntegreerde budgettering
Het combineren van budgettering en PPM biedt grote voordelen, namelijk:
- Betere verantwoording: gemeenten kunnen duidelijker uitleggen hoe middelen worden besteed en welke resultaten zijn behaald, wat het vertrouwen van burgers vergroot.
- Optimalisatie van middelen: Schaarse middelen worden efficiënter beheerd, zodat belangrijke projecten ook bij krappe budgetten gefinancierd blijven.
- Verhoogde flexibiliteit: Dynamische budgettering maakt snelle aanpassingen mogelijk bij veranderende omstandigheden.
- Grotere maatschappelijke impact: Middelen worden gericht op projecten met de meeste waarde voor de gemeenschap.
Conclusie
Voor managers en bestuurders is de integratie van budgettering in portfolio management essentieel. Het helpt strategische keuzes te maken op basis van doelen en financiële realiteit. Door dynamische budgettering en technologie kunnen gemeenten efficiënter werken, hun impact vergroten en beter verantwoording afleggen.
CLS Inter ondersteunt gemeenten bij het optimaliseren van financiële processen en portfolio management, zodat ze efficiënter werken en beter inspelen op de behoeften van hun gemeenschap.
Meer informatie
Ben je geïnteresseerd in meer informatie over PPM of wil je ontdekken hoe wij jouw organisatie hierin kunnen ondersteunen? Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.