Portfoliomanagement toepassen om te komen tot dé portfoliomanagementoplossing
Met behulp van project portfolio management (PPM) krijg je overzicht van business cases en lopende projecten. In een portfoliomanagementtool komt alle informatie bij elkaar en wordt het overzicht voor alle managers in één oogopslag helder. Een helder overzicht van actuele informatie, lopende projecten en potentiële business cases is de basis voor gefundeerde strategische besluitvorming. Een goede portfoliomanagementtool biedt dat heldere overzicht. Maar hoe kies je de juiste portfoliomanagementtool? Het is belangrijk om te bepalen wat de uitgangspunten voor de inzet van portfoliomanagementsoftware zijn. Wanneer jullie organisatie een helder uitgangspunt opstelt vanuit de behoeftes, kan de best passende portfoliomanagementtool worden ingezet.
Houd rekening met de volgende onderwerpen tijdens jouw zoektocht naar een passende Project Portfolio Management (PPM)-oplossing:
- Waarom heb je behoefte aan een PPM-oplossing?
Bepaal allereerst welke behoefte, welke pijn, je voornamelijk wilt oplossen met project portfolio management. Heeft jouw organisatie resource issues? Is een beter overzicht van projecten noodzakelijk om de organisatiedoelen te bereiken? Moet er een proces voor besluitvorming rondom het portfolio komen of is er behoefte aan een centrale plek voor het opstellen van scenario’s voor business cases. Bepaal de doelen en uitkomsten. Met de juiste portfoliomanagementsoftware krijg je een helder totaaloverzicht zodat je weet aan welke projecten jullie moeten werken om de doelen te behalen. - Wie gaat werken met de gekozen portfoliomanagementtool?
Breng duidelijk in kaart welke collega’s gaan werken met de software. Wie levert input en op welk level? Maar vergeet ook niet te bepalen wie welke behoefte heeft qua rapportage. Welke informatie willen jullie inzien en in welke mate van detail? Wat heeft de tool nodig om op basis van de informatie ook daadwerkelijk te kunnen sturen en beslissingen te nemen? Bepaal dus concreet de gebruikers, eindgebruikers én de doelstellingen per gebruiker(groep). Dit is ook de fase waarin je bepaalt hoe transparant de PPM-oplossing moet zijn. Wie krijgt welke rechten? - Wat mag het kosten?
Misschien een open deur, maar bepaal ook zeker het beschikbare budget. Welke functionaliteiten hebben jullie minimaal nodig en wat mag dat maximaal kosten? Doordat dit vooraf duidelijk bepaald is, staat het budget de implementatie van de tool niet in de weg waardoor jullie zo snel mogelijk aan de slag kunnen met jullie eigen PPM-oplossing. Bepaal ook een eventuele doorgroei na de start met de portfoliomanagementtool. Want klein beginnen en regelmatig uitbreiden is zeker een goede optie wanneer het jaarlijkse budget beperkt is, maar zeker ook wanneer de uren beperkt zijn om de implementatie te realiseren. Dus vooral: beginnen. Just do it! Dan ervaar je of en hoe portfoliomanagement in jullie organisatie moet doorgroeien binnen de wensen én het beschikbare budget.
De juiste tool gekozen, en dan? De implementatie strategie.
Zorg ervoor dat vooraf heel duidelijk is hoe de implementatiefase eruitziet. Stel een heldere implementatie strategie op. Kiezen jullie voor een top-down aanpak of een bottom up aanpak? Wat mag je verwachten tijdens de implementatie en welke rol moet jij zelf spelen? Bespreek ook zeker wat er mogelijk is ná de implementatiefase: wil je blijvende ondersteuning wanneer er bijvoorbeeld wijzigingen aangebracht moeten worden of wil je dat collega’s hiervoor in-house worden opgeleid? Spreek verwachtingen uit zodat uren en kosten beheersbaar zijn en blijven. Wees kritisch, maar ook reëel.
Think big, act small.
SEM portfoliomanagementsoftware biedt een helder en actueel overzicht dat helpt bij prioritering en besluitvorming. CLS Inter ondersteunt jouw organisatie met de inrichting van waarde vermeerderend portfoliomanagement.
Ben je benieuwd naar de mogelijkheden voor jouw organisatie? Bekijk onze oplossingen of neem contact op.