Een portfolio management systeem is een essentieel instrument voor bedrijven en organisaties om business cases op te stellen, te beoordelen, prioriteren en beheren. Vervolgens begeleidt het systeem bij projectplanning en -bewaking. Het succes van een portfolio management systeem hangt af van de manier waarop het wordt beheerd en ingezet.
Welke belangrijke stappen moet je nemen om een portfolio management systeem te beheren?
1. Bepaal meetbare doelstellingen
Een portfolio management instrument is alleen effectief als je meetbare doelstellingen vaststelt. Vanuit de visie bepaal je ambities en SMART doelen. Bijvoorbeeld het verminderen van de kosten met X procent of het verbeteren van de klanttevredenheid naar een 8,5. Door meetbare ambities en doelen vast te stellen, kun je de voortgang van jouw projectportfolio monitoren en bepalen of de doelstellingen worden bereikt.
2. Richt de portfolio management tool in
Zodra de doelen zijn bepaald (of zelfs al terwijl je de doelen bepaalt), pas je het instrument aan om de KPI’s en informatie te verzamelen die je nodig hebt. Dit kan onder meer het verfijnen van de waardering van business cases of het toewijzen van middelen zijn. Je kunt de portfolio management software aanpassen om je eigen bedrijfsprocessen en procedures te weerspiegelen.
3. Stel een portfolioteam samen en train de gebruikers
Goede samenwerking en communicatie tussen verschillende afdelingen en stakeholders is essentieel voor het goed beheren van een portfolio management instrument. Stel daarom een portfolioteam samen dat bestaat uit vertegenwoordigers van verschillende afdelingen, zoals marketing, financiën, IT en projectmanagement. Zorg ervoor dat alle gebruikers van het systeem getraind zijn en weten hoe ze de software moeten gebruiken. Het team moet de doelstellingen van de organisatie begrijpen en het portfolio management instrument kunnen gebruiken. Alleen zo kun je actief sturen om de gestelde doelen te bereiken.
4. Definieer criteria
Door criteria te definiëren, stel je eisen vast waaraan je trajecten moeten voldoen. Wanneer je alle trajecten kunt meten volgens dezelfde criteria, stem je jouw projectportfolio af op jouw bedrijfsdoelstellingen.
5. Monitor en evalueer de prestaties
Gebruik de gegevens die in de software zijn verzameld om trends te analyseren en potentiële problemen te identificeren. Dit kan helpen bij het bepalen van de prioritering van projecten. Pas het portfolio management instrument aan als je denkt dat dit nodig is om de gestelde ambities en doelen te bereiken.
Door deze stappen te volgen, kun je een portfolio management instrument effectief beheren. Wanneer ook het werkproces is uitgewerkt en zorgvuldig geïmplementeerd is in de organisatie, krijgt portfoliomanagement écht waarde. Business cases en projecten blijven op schema en kunnen succesvol worden bijgestuurd en afgerond.
SEM portfoliomanagementsoftware biedt een helder en actueel overzicht dat helpt bij prioritering en besluitvorming. CLS Inter ondersteunt jouw organisatie met de inrichting en het integreren van waarde vermeerderend portfoliomanagement binnen de organisatie. Ben je benieuwd naar de mogelijkheden voor jouw organisatie? Bekijk onze oplossingen of neem vrijblijvend contact op.