Adri Hoogvliet, Domeinmanager Bedrijfsvoering van Gemeente Rijswijk, vertelt over zijn ervaringen met SEM.
Flink aantal IT-projecten
Toen Adri Hoogvliet vier jaar geleden startte bij Gemeente Rijswijk moest op het gebied van ICT een behoorlijke inhaalslag gemaakt worden: “We liepen achter de feiten aan met een versnipperd en verouderd applicatielandschap. Ook was er weinig sturing en regie. Het ICT-landschap was daardoor een uitdaging.” Na een verkenning om te achterhalen wat de situatie op ICT-gebied precies was, werd duidelijk wat allemaal moest gebeuren en veranderen, wie de belangrijkste stakeholders binnen de organisatie waren, maar ook welke leveranciers welke applicaties leverden. Adri: “Uit deze verkenning volgde een strategie en een agenda. Deze agenda werken we nu af. Heel concreet betekent dit dat we een behoorlijk aantal IT-projecten om handen hebben en dat gaat de komende jaren niet veranderen. We werken aan grote en kleine projecten, maar elk project doet ertoe. Want ook voor kleine projecten geldt dat wanneer ze misgaan, de effecten groots kunnen zijn op verschillende gebieden, op financieel gebied bijvoorbeeld, maar zelfs op politiek bestuurlijk gebied.”
Overzicht over de projecten én de resources
Gemeente Rijswijk weet dankzij de verkenning dat ze de komende jaren een flink aantal IT-projecten moeten uitvoeren, meer dan 250 om precies te zijn. Adri: “Om goede resultaten te behalen, hebben we voor de uitvoer van de IT-projecten een tijdelijk organisatieonderdeel ingericht, de I-fabriek. Het onderliggende idee hiervan is dat we ieder IT-project, of dat nou in het ruimtelijk domein is of in het sociaal domein en of het een klein of groot project is, volgens een standaard methodiek aanpakken. Ook de veranderkundige component krijgt hierbij heel nadrukkelijke aandacht, zodat we echt gecontroleerd van oud naar nieuw gaan.” In de I-fabriek van Gemeente Rijswijk worden dus continu projecten gedraaid, parallel aan elkaar. De bezetting wordt hier slim op ingeregeld. Adri houdt het overzicht over de projecten én de resources: “Ik beschouw mezelf als opdrachtgever. Wat bij het uitvoeren van de IT-projecten relevant is, is dat ik precies weet welke projecten we uitvoeren en of we grip hebben op die projecten. Daarvoor zetten we SEM in. In de software kan ik zien of tijd, geld, risico en resultaat in balans zijn en of alles volgens planning verloopt. Voor mij is het daarnaast relevant om een goed overzicht te hebben van de kennis en kunde die we inhuren binnen de I-fabriek en of we deze specialisten zo efficiënt mogelijk inzetten.”
“In de software kan ik zien of tijd, geld, risico en resultaat in balans zijn en of alles volgens planning verloopt.”
Gemeente Rijswijk schakelt met SEM dus op twee assen: aan de ene kant toont SEM de beheersing op de totale ICT-agenda en in het bijzonder op de projecten die momenteel in uitvoering zijn of op heel korte termijn van start gaan. Aan de andere kant biedt SEM overzichtelijk capaciteitsmanagement, want hoe verdeel je de schaarse specialismen over de verschillende projecten?
Grip op portfolio- en resourcemanagement met SEM
SEM Portfoliomanagement biedt inzicht en overzicht om een gefundeerde inschatting te maken van de benodigde resources. Wanneer een project daadwerkelijk start, biedt SEM een helder overzicht van de voortgang.