Praktijkcase portfoliomanagement
De afgelopen jaren is de behoefte aan projectportfoliomanagement (PPM) steeds verder gegroeid. Dit komt doordat bij veel organisaties de hoeveelheid projecten enorm is toegenomen. Ook zijn er steeds meer mensen en middelen betrokken bij de verschillende projecten. Maar bovenal zijn de individuele projecten en de samenhang tussen projecten steeds complexer geworden. Dat in combinatie met de druk om met beperkt budget én beperkte tijd tot de beste resultaten te komen, vraagt om een goed overzicht én prioritering. Graag delen we een project uit de praktijk om de noodzaak voor portfoliomanagement aan te tonen.
Een middelgrote overheidsinstantie klopte aan bij CLS Inter met de vraag om ondersteuning bij de opstart van portfoliomanagement.
Wat was hun probleem?
Aanleiding om te starten met portfoliomanagement:
- De instantie had problemen met de capaciteit: “We hebben niet voldoende (ICT-) mensen voor alle projecten. Daarnaast hebben we weinig of geen grip op de trajecten die we doen.”
- Ze wilden vooral inzicht krijgen in de taken en werkzaamheden: “We zijn allemaal heel druk en doen goede dingen, maar zijn we ook druk met de juiste dingen?”
Doelstellingen voor portfoliomanagement
Samen met de overheidsinstantie hebben we de doelstellingen voor portfoliomanagement helder gemaakt:
- Grip krijgen op de capaciteit.
- Het directieteam moet inzicht en overzicht krijgen op de trajecten die uitgevoerd worden.
- Het directieteam moet gefundeerde keuzes kunnen maken over welke trajecten op te starten zodat ze bijdragen aan de organisatiedoelstellingen.
Oriëntatiefase
In de oriëntatiefase is bepaald hoe de organisatie wilde starten en welke tool geschikt was voor de gestelde doelstellingen: “Het opstellen van de requirements voor portfoliomanagement is geen sinecure.”
Gezamenlijk hebben we het traject doorgesproken en verwachtingen uitgesproken. Gaandeweg werd het proces steeds bekender en logischer. Het bleek vooral een uitdaging om te bepalen wat belangrijk was. Aan priorititering is dus veel aandacht besteed.
Om die reden adviseren we vaak, en nu ook, een Proof of Concept (PoC) van zes maanden. Dit geeft de organisatie de tijd om ervaring op te doen met projectportfoliomanagement, bedrijfscontinuïteitsmanagemen, business cases en projectbewaking. Van daaruit kan de organisatie leren en bepalen wat past bij de organisatie en welke doorgroei nodig is.
Implementatie
We zijn samen met de organisatie top-down gestart met de implementatie. Dat houdt in dat we eerst het proces geschetst hebben en akkoord hebben gekregen op het proces van het directieteam. Vervolgens zijn we gestart met het ophalen en duiden van de missie, visie, ambities en doelen van de organisatie en afdelingen. Meestal is er veel overlap tussen de algemene visie en doelen en die van de afdelingen, maar soms is er wel eens een uitschieter. Die uitschieters zijn reden voor een verdiepend gesprek om te komen tot concrete doelstellingen.
Daarna startten we met de inventarisatie van alle lopende trajecten, dat is een relatief eenvoudige inventarisatie. Een stuk moeilijker is het inventariseren van alle trajecten voor het komend jaar. Dit is moeilijker omdat daarbij onder woorden moet worden gebracht wat de organisatie in de toekomst wil gaan doen en waarom. Uiteraard moeten ook die trajecten worden gekoppeld aan de organisatiedoelen.
Met al deze input werden het CIO-office en directieteam voorzien van adviezen voor de komende begrotingsronde en kregen ze een doorkijk naar de trajecten die op langere termijn gaan spelen. Deze adviezen zijn volledig overgenomen.
Voordelen van portfoliomanagement op korte en lange(re) termijn:
Op korte termijn heeft de organisatie:
- inzicht gekregen in algemene doelen;
- grip gekregen op de huidige capaciteit;
- inzicht gekregen in de lopende trajecten.
Voor de lange(re) termijn heeft de organisatie:
- een vastgesteld proces voor portfolio management opgesteld.
- En is de organisatie voorspelbaar geworden.
- De bestuurder kan nu goed worden geïnformeerd over welke politieke trajecten we gaan doen en waarom (of waarom niet).
SEM portfoliomanagementsoftware biedt een helder en actueel overzicht dat helpt bij prioritering en besluitvorming. CLS Inter ondersteunt jouw organisatie met de inrichting van waarde vermeerderend portfoliomanagement. Ben je benieuwd naar de mogelijkheden voor jouw organisatie? Neem vrijblijvend contact op.