Als bestuurder heeft u een verantwoordelijkheid naar uw organisatie toe. Ook op het gebied van de digitale transformatie. In dit artikel licht ik een aanpak toe waarmee ik u inspiratie geef hoe u met IT governance grip kunt krijgen op de veranderingen die nodig zijn en op u afkomen. Daarmee bent u klaar voor de digitale transformatie in uw gemeente en kunt u de omgevingswet, common ground, ketensamenwerking, smart cities en ambtelijke fusies in de juiste digitale context plaatsen.
Dit artikel is eerder geplaatst op localground, een initiatief van CLS Inter.
Externe veranderingen, interne verantwoordelijkheid
Er komen veel veranderingen op overheidsorganisaties af met daarmee zowel impact op de processen in de organisatie maar ook de IT. Om een paar voorbeelden te geven:
- Door de omgevingswet gaat er veel veranderen met een grote impact op het ruimtelijk domein.
- Door de terugtrekkende overheid verandert de gemeente naar een centrale regie organisatie.
- Het sociaal domein blijft steeds in beweging.
- Het aantal gemeenten moet de komende tijd nog verder afnemen, ofwel fusies.
- Het informatie landschap van de gemeente gaat veranderen door common ground.
Eén ding verandert er niet: De gemeente is er primair voor haar inwoners en bedrijven om te zorgen voor een veilige, stabiele en sociale werk- en leefomgeving. En dit alles idealiter tegen lagere kosten. Daarmee komt ook direct uw verantwoordelijkheid als bestuurder om de hoek kijken.
De uitdaging
Dan rijst de vraag: hoe borgt u uw organisatie doelstellingen en kunt u de veranderingen gecontroleerd en zo effectief mogelijk realiseren? Precies dit informatievraagstuk heeft ons beziggehouden bij het uitvoeren van onze masterthesis:
Hoe zouden gemeenten om moeten gaan met hun IT governance om zo effectief mogelijk te veranderen en ketensamenwerkingen succesvol aan te gaan?
Het uiteindelijk doel van een organisatie is om business waarde te creëren. De business waarde wordt in de huidige tijdsfase sterk beïnvloed door de inzet van IT. Als er gezorgd kan worden dat business en IT elkaar begrijpen, en gaan samenwerken, wordt de waarde van de organisatie ook verhoogd. Het bereiken van wederzijds begrip (ofwel Business-IT alignment) wordt mede vormgegeven door IT Governance.
Model met IT Governance praktijken voor lokale overheden
Om die vraag te beantwoorden hebben we een model ontwikkeld met 42 praktijken rondom IT Governance. Deze praktijken bestaan uit een mix van processen, structuren en relationele mechanismes en dragen allen bij aan IT Governance en daarmee alignment tussen de business en IT.
Van dit model is er door middel van empirisch onderzoek onder een keur van stakeholders binnen het gemeentelijk domein een top 9 van meest effectieve praktijken samengesteld. Deze 9 praktijken leveren volgens de geïnterviewden de grootste bijdrage om de IT governance te verhogen.
De kracht van ons model is dat het enerzijds handvaten biedt waar verbeteringen nodig zijn, maar tegelijkertijd ook als toetsingskader dient om te controleren of de veranderingen effect hebben. Weten waar je staat helpt namelijk om verbeteringen over een periode te meten.
Aanpak voor het verbeteren van de governance
De ideale aanpak om de governance te verhogen, is door ons als volgt gedefinieerd:
- Bepaal ambities.
Definieer uw organisatie ambities en de bijbehorende IT ambities. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld de balanced scorecards. - Nulmeting.
Meet waar uw organisatie nu staat, dit kan aan de hand van de 42 praktijken. - Verbeter strategie.
Bepaal de uit te voeren verbeteringen. Deze verbeteringen worden bepaald op basis van bijvoorbeeld de resultaten van de balanced scorecards en de 42 praktijken. - Verbeteren.
Start de verbetertrajecten. Dit zullen in de regel kleine stappen zijn. - Meten.
Meet, op basis van het eerdere meetmodel, waar de organisatie nu staat. - Evalueren.
Herevalueer waar de organisatie nu staat, en welke verbeteringen wenselijk zijn. Op basis van deze uitkomst kan een hernieuwde verbeter strategie opgesteld worden, maar het kan ook inhouden dat er op basis van de uitkomsten opnieuw nagedacht dient te worden over de ambities.
Op basis van ons onderzoek is aangetoond dat er diverse verbeteringen mogelijk zijn bij organisaties rondom IT Governance. Heeft u een beeld van uw huidige maturiteit van de governance, en zicht op de weg die u moet inslaan om meer grip op uw organisatie-IT te krijgen?
Wilt u meer weten over IT Governance of over ons model met de 42 praktijken, neem dan contact met ons.