Zonder kompas kun je niet prioriteren

Door Ronald KerckhoffsPortfoliomanagement
Stel, iemand vraagt u de weg naar Amsterdam. Uw eerste wedervraag zou zijn: waar kom je vandaan? Zonder vertrekpunt kun je geen route bepalen. Toch proberen veel gemeenten precies dat te doen met hun IT-portfolio: prioriteren zonder een scherp en gedeeld beeld van de strategische organisatie richting.
 

Er wordt vergaderd over welke projecten voorrang krijgen. Er wordt gesteggeld over capaciteit. Er worden lijstjes gemaakt met criteria. Maar de fundamentele vraag “Wat willen we eigenlijk bereiken met IT?” blijft onbeantwoord of is zo vaag geformuleerd dat iedereen er zijn eigen interpretatie aan geeft.

De informatievisie als alibi
De meeste gemeenten hebben een informatievisie. Of een digitaliseringsstrategie. Of een I- beleid. Het document bestaat. Het is vastgesteld, vaak met de beste intenties en na een zorgvuldig proces. En vervolgens verdwijnt het in een lade.

Niet omdat mensen het niet serieus nemen. Maar omdat het te abstract is om dagelijkse beslissingen te sturen. “We willen een moderne, datagedreven organisatie zijn “klinkt mooi, maar helpt niet wanneer u moet kiezen tussen investeren in een nieuw zaaksysteem of in data-analyse tooling. Beide passen in de visie. Beide kosten geld en capaciteit. De visie geeft geen antwoord.

Operationele drukte verdringt strategisch denken
Wat er in de praktijk gebeurt, is dat de waan van de dag het wint. Er moet een aanbesteding uit. De wethouder heeft een vraag. Een systeem geeft problemen. De verdere implementatie van de Omgevingswet vraagt om aandacht. ENSIA moet worden ingevuld. BIO-compliance vraagt aandacht. De lijst is eindeloos.

In die drukte is strategisch nadenken een luxe die niemand zich gunt. Het urgente zaken wint van het belangrijke. En zo kan het gebeuren dat een gemeente jaar na jaar bezig is met brandjes blussen, zonder ooit toe te komen aan de vraag: bouwen we eigenlijk aan iets?

Het resultaat is een portfolio dat niet is ontworpen maar ontstaan. Een verzameling projecten die elk voor zich logisch leken, maar samen geen samenhangend geheel vormen. Geen richting, alleen beweging.

Richting geven is een bewuste bestuurlijke keuze
Dit is geen onvermijdelijk gegeven, maar het resultaat van keuzes. De keuze om wél de tijd te nemen voor de vraag: waar willen we over drie jaar staan? Niet in abstracte termen, maar concreet. Welke dienstverlening bieden? Hoe werken onze medewerkers? Welke informatie hebben we nodig om te sturen?

Die vragen hoeven niet in een jaarlang strategietraject beantwoord te worden. Het begint met een gesprek op directieniveau. Een gesprek waarin de bereidheid bestaat om keuzes te maken. Om expliciet te maken wat wél wordt opgepakt en wat niet. En om prioriteiten vast te stellen die ook overeind blijven wanneer de volgende urgente vraag zich aandient.

Het kompas hoeft niet perfect te zijn
Een veelgehoord argument is dat de wereld te onzeker is voor een langetermijnvisie. De technologie verandert te snel. De wetgeving is onvoorspelbaar. Het coalitieakkoord kan morgen anders zijn. Allemaal waar. Maar dat is geen argument tegen richting. Het is een argument voor een richting die robuust genoeg is om schokken op te vangen.

Een kompas hoeft niet perfect te zijn om nuttig te zijn. Het hoeft alleen maar onderscheid te maken tussen noord en zuid. Tussen wat past bij waar we naartoe willen en wat niet. Dat is al voldoende om de meeste prioriteringsdiscussies te beslechten.

De vraag is dan ook niet óf uw gemeente behoefte heeft aan zo’n kompas. De dagelijkse worsteling met prioriteiten geeft daar al antwoord op, maar wanneer u bewust de tijd neemt om die richting expliciet te maken.

Herkent u dit beeld? Met een Governance Quickscan brengen we samen in kaart waar uw gemeente staat en waar de eerste stap zou kunnen liggen. Neem contact met ons op voor een adviesgesprek. 

Geef een reactie

Je e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *