Effectieve inzet van mensen en middelen: portfoliomanagement voor gemeenten
Het ravijnjaar 2026 komt dichterbij, gemeenten kampen met een groeiend personeelstekort en tegelijkertijd streeft de VNG ernaar om 80% van de digitalisering gezamenlijk op te pakken. Voor CIO’s en portfoliomanagers betekent dit een opeenstapeling van complexe uitdagingen. Toch ontstaan er juist in deze spanningsvelden ook nieuwe kansen. Wat als lokale ambities en landelijke samenwerking elkaar niet in de weg staan, maar juist kunnen versterken?
Bij CLS Inter zien we dagelijks hoe lastig het is om mensen en middelen effectief in te zetten. Het gaat allang niet meer alleen om de verdeling van budgetten en capaciteit over projecten. De kernvraag is nu: hoe stem je lokale doelen slim af op collectieve initiatieven, en houd je daarbij rekening met de financiële realiteit van het ravijnjaar?
Van perfecte storm naar strategische kans
Gemeenten staan onder druk van drie krachtige ontwikkelingen die hun speelruimte bepalen. Het ravijnjaar 2026 vraagt om scherpe keuzes, met krimpende budgetten en tegelijkertijd een groeiende digitaliseringsopgave. Tegelijk biedt de VNG Digitale Agenda 2028 perspectief: 80% van de digitale taken collectief oppakken. En waar het personeelstekort voor individuele gemeenten onoplosbaar lijkt, ontstaat ruimte zodra capaciteit wordt gedeeld.
Dat is geen toeval. De strategie van de VNG speelt bewust in op deze schaarste. Door krachten te bundelen, worden schaalvoordelen bereikbaar die voor één gemeente nooit haalbaar zouden zijn. Voor portfoliomanagers is dit hét moment om strategisch te sturen en van uitdagingen kansen te maken.
Besturen in een nieuwe realiteit
Effectieve inzet van mensen en middelen vraagt vandaag de dag om governance die verder kijkt dan de grenzen van de eigen organisatie. Drie leidende principes helpen gemeenten om in deze complexe tijd koers te houden:
- Waarde creëren op twee niveaus:
Projecten moeten niet alleen bijdragen aan lokale doelstellingen, maar ook aan collectieve meerwaarde. Zo levert een gemeente die investeert in zaakgericht werken volgens Common Ground principes betere dienstverlening aan inwoners én een bijdrage aan de omarming van landelijke standaarden en daarmee een gezonder toekomstperspectief. Deze dubbele waardecreatie maakt investeringen verdedigbaar. - Risico’s beheersen over gemeentegrenzen heen:
Waar individuele investeringen kwetsbaar kunnen blijven, biedt samenwerking juist bescherming. Een gemeente die in haar eentje werkt aan cybersecurity loopt grotere risico’s dan één die deelneemt aan een collectieve aanpak. Portfoliomanagers moeten daarom leren risico’s te beoordelen in een bredere, gezamenlijke context. - Schaarste slim inzetten via specialisatie:
Niet elke gemeente hoeft overal goed in te zijn. Door duidelijke keuzes te maken gebruik je beschikbare capaciteit veel efficiënter. Van honderden losse digitaliseringsprojecten naar 80% gezamenlijk werken: dat is niet alleen efficiënt, maar ook strategisch slim.
Vijf manieren om goed om te gaan met weinig middelen en samenwerken
- Samenwerken met Common Ground:
Begin altijd met de vraag: past dit project ook bij landelijke plannen? Bijvoorbeeld: als je een systeem moet vervangen, kijk dan of je dit kunt combineren met een Common Ground product of ontwikkeling. Zo wordt een vervanging ook een samenwerking met andere gemeenten. Door samen te werken ben je goedkoper uit en haal je een hogere kwaliteit.
- Gebruik maken van elkaars sterke punten:
Kijk goed waar jouw gemeente goed in is en waar andere gemeenten beter zijn. Zet in op jouw sterke punten en vraag hulp bij andere punten. Zo kun je samen meer doen, ook al is er weinig personeel.
- Plannen voor de toekomst, starten bij nu:
Denk eerst na over wat je in 2028 wilt bereiken. Werk dan terug naar wat je nu moet doen. Soms kun je een investering uitstellen om later samen op te trekken. Zo gebruik je je geld en tijd slim.
- Legitimiteit gedreven prioriteren en ontwikkelen:
Het is belangrijk dat alles eerlijk en duidelijk is, vooral bij computerprogramma’s en slimme technologie. Zorg dat je goed laat zien hoe alles werkt en werk samen met andere gemeenten om regels te maken. Zo krijgen mensen vertrouwen in wat je doet.
- Veranderen als kans gebruiken:
Als je moet veranderen, bijvoorbeeld bij het overstappen naar nieuwe systemen, kun je dit ook gebruiken om oude problemen op te lossen. Zo maak je het werk makkelijker en kun je met minder kosten meer bereiken.
Van theorie naar bestuurlijke praktijk
Portfoliocommissie 2.0: beslissingen over gemeentegrenzen heen
Vroeger keken portfoliocommissies vooral naar projecten binnen één gemeente. Nu moeten ze ook rekening houden met gezamenlijke belangen. Dat vraagt om een nieuwe manier van werken:
- Wie zijn erbij betrokken? Kijk niet alleen binnen je eigen gemeente, maar ook naar wie er buiten je gemeente belang hebben bij het project.
- Wat levert het op voor iedereen? Onderzoek welke effecten het project heeft op de regio en zelfs landelijk.
- Wanneer moet het klaar zijn? Zorg dat de planning van je gemeente past bij de landelijke planning.
Omdat de voordelen vaak verspreid zijn over meerdere gemeenten, wordt het moeilijker om het rendement (de opbrengst) te berekenen. Daarom zijn extra meetpunten nodig:
- Samenwerkingsvoordeel: Hoeveel goedkoper wordt het door samen te werken?
- Netwerkeffect: Hoe helpt dit project andere gemeenten beter te worden?
- Efficiëntie van verandering: Hoe verhouden de kosten van verandering zich tot de voordelen op lange termijn?
Samen beslissen kan soms langzaam gaan. Daarom is het belangrijk om een goede manier van samenwerken te maken, die snel en eerlijk is:
- Geef portfoliomanagers de bevoegdheid om routinebeslissingen zelf te nemen binnen duidelijke regels.
- Maak afspraken over wanneer een beslissing naar een hoger niveau moet.
- Zorg dat je open bent over wat je doet en verantwoording aflegt over gezamenlijke projecten.
Vandaag beginnen met morgen in gedachten
Ons belangrijkste advies aan portfoliomanagers is: zie de huidige uitdagingen als een kans om echt te verbeteren. Het ravijnjaar en de ambities van de VNG vragen om andere keuzes, en slimme gemeenten gebruiken dit juist om vooruit te komen.
Wacht niet op de perfecte samenwerking of de ideale businesscase. Begin met kleine stappen die nu al waarde geven, zowel voor je eigen gemeente als samen met anderen. Elke investering die past bij Common Ground is ook een investering in de toekomst van jouw en andere organisaties.
De gemeenten die nu vooroplopen in gezamenlijke digitalisering, hebben straks het meeste voordeel. Niet omdat ze het meeste geld hadden, maar omdat ze het beste omgaan met schaarse middelen.
Klaar voor slimme inzet van middelen?
Wil je weten hoe CLS Inter jouw gemeente kan helpen met goed portfoliomanagement in tijden van schaarste en samenwerking? Onze experts ondersteunen gemeenten bij het maken van keuzes die lokale en gezamenlijke voordelen combineren.
Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek. We laten je graag zien hoe moderne tools zoals SEM je helpen om overzicht te houden in complexe situaties met veel betrokken partijen. Want wie slim omgaat met middelen, bouwt aan een sterke gemeente die klaar is voor de toekomst