Waarom de helft van gemeenten worstelt met IT (en hoe je dat met portfoliomanagement doorbreekt)

Door Ronald KerckhoffsBlog

Digitalisering is cruciaal, maar in veel gemeenten rent de IT-afdeling van brand naar brand. Projecten stapelen op, prioriteiten wisselen en innovaties blijven liggen. Het kan anders. Met slim portfoliomanagement ontstaat weer rust, richting en resultaat.

Bij een middelgrote gemeente liep het vorig jaar spaak in de IT-organisatie. Van de 47 ingediende IT-verzoeken werden er 31 in gang gezet, 12 half uitgevoerd en slechts 4 afgerond. De IT-afdeling werkte zich een slag in de rondte, terwijl de rest van de organisatie klaagde over trage voortgang. Ondertussen bleef onduidelijk waarom het ene project wél prioriteit kreeg en het andere niet.

Herkenbaar? Dan ben je niet de enige. In veel gemeenten is de IT-afdeling veranderd in een soort brandweerkazerne: er wordt vooral geblust waar het het hardst brandt. Strategische projecten verdwijnen daarbij al snel naar de achtergrond, overschaduwd door de druk van de dagelijkse hectiek.

Zonder portfoliomanagement geen focus

Bij een andere middelgrote gemeente liep het mis toen de IT-afdeling tegelijk een nieuw zaaksysteem wilde invoeren, drie AI-pilots startte en zich moest voorbereiden op de BIO-audit. Zonder duidelijke keuzes liep alles door elkaar: het zaaksysteem liep een jaar vertraging op, twee AI-pilots stierven een stille dood en de BIO-audit werd op het laatste moment afgerond. Het bleek geen uitzondering, maar een patroon.
 
Zonder portfoliomanagement rent de IT-afdeling van crisis naar crisis, concurreren projecten om dezelfde mensen en vraagt de directie zich af waarom IT zoveel kost en zo weinig oplevert.
 
De oplossing die gemeente Z vond (en jij ook kunt toepassen)
Bij een grotere gemeente in ons land besloten ze twee jaar geleden het anders aan te pakken. Met portfoliomanagement brachten ze eindelijk structuur aan in hun IT-werk. Geen ingewikkelde modellen, maar duidelijke keuzes: 60% van de capaciteit ging naar het draaiend houden van de basis, 25% naar het verbeteren van bestaande processen en 15% naar echte innovatie.
 
Die 15% bleek heilig, ook als er brandjes waren, juist dan. Het eerste jaar was wennen: projecten afwijzen die vroeger vanzelfsprekend doorgingen. Maar na verloop van tijd kwam de omslag. De IT-afdeling kreeg ademruimte, strategische projecten werden afgerond en de organisatie begon de waarde van IT echt te zien.
 
AI zonder de basis te verliezen
De opkomst van AI is een goede test voor elk portfoliomanagement. Ook bij de grotere gemeente kwam de vraag: “Waarom doen wij nog niets met AI, terwijl iedereen ermee bezig is?”

Hun antwoord was helder: “We doen wél iets met AI, maar binnen onze 15% innovatieruimte.” Ze kozen bewust voor één pilot met echte meerwaarde: het automatisch samenvatten van beleidsstukken. Die kreeg alle aandacht, tijd en middelen om te slagen. Het resultaat: een succesvolle AI-toepassing, terwijl andere gemeenten verzandden in een reeks half afgemaakte experimenten.
 
Wat je morgen kunt doen

Begin klein. Zet in een simpel Excel-overzicht alle lopende en gewenste IT-projecten onder elkaar. Vraag bij elk project: draagt dit bij aan onze drie belangrijkste organisatiedoelen? Zo niet, waarom doen we het dan?

Durf daarna te kiezen. Liever vijf projecten die je afrondt dan vijftien die blijven hangen. En reserveer altijd ruimte voor innovatie, hoe klein ook, al is het maar tien procent.
 
Portfoliomanagement is geen extra luxe. Het is het verschil tussen een IT-afdeling die achter de feiten aanloopt en een die de organisatie vooruithelpt. Door stap voor stap te groeien in structuur en het omarmen van de juiste IT-oplossingen, wordt portfoliomanagement geen extra proceslaag, maar een natuurlijke manier van werken die versnelling brengt.


CLS Inter ondersteunt gemeenten met praktische portfoliomanagement-aanpakken en onze SEM-software. Geen theoretische modellen, maar werkende oplossingen. Benieuwd? Neem contact op voor een gesprek zonder salespraat.

Geef een reactie

Je e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *