IT-prioriteiten lijken binnen een gemeente vaak vanzelfsprekend, totdat u ze hardop naast elkaar legt. Dan blijkt al snel dat iedereen iets anders het belangrijkst vindt, terwijl de capaciteit beperkt is. Dit artikel laat zien waarom het ontbreken van duidelijke keuzes leidt tot vertraging en frustratie, en waarom één goed gesprek in het MT het verschil kan maken.
U loopt morgen de MT-vergadering binnen en stelt een simpele vraag: wat zijn onze drie belangrijkste IT-prioriteiten voor dit jaar? Waarschijnlijk krijgt u vijf verschillende antwoorden. De directeur van het sociaal domein wijst op een nieuwe applicatie voor de jeugdzorg. De collega van het ruimtelijk domein noemt de Omgevingswet. De gemeentesecretaris legt de nadruk op informatiebeveiliging. De controller wil eindelijk een goed financieel dashboard. En de CIO vraagt al maanden aandacht voor de verouderde IT-infrastructuur.
Al deze onderwerpen zijn belangrijk. Voor elke eigenaar zijn ze urgent. Tegelijk vragen ze allemaal om dezelfde, beperkte capaciteit.
Het echte probleem: geen duidelijke keuzes
Elke gemeente heeft meer ambities dan capaciteit. Dat is normaal en zelfs gezond. Het echte probleem ontstaat als er geen gezamenlijk beeld is van wat voorrang krijgt. Iedereen ziet zijn eigen prioriteit dan als vanzelfsprekend. Niemand stelt hardop de vraag: wat is nu echt het belangrijkst? Laat staan dat iemand die vraag beantwoordt.
Het gevolg is voorspelbaar. Projecten starten omdat iemand hard genoeg duwt, niet omdat ze het meeste bijdragen aan de strategie. De IT-afdeling probeert iedereen te helpen, maar stelt uiteindelijk niemand tevreden. Projecten duren langer. De frustratie neemt toe. En ondertussen wijst iedereen naar IT als het knelpunt, terwijl het echte probleem ergens anders zit.
Prioriteren betekent keuzes maken
Veel gemeenten hebben een informatievisie of een digitaliseringsstrategie. Dat zijn vaak goede documenten, gemaakt met input van alle domeinen en vastgesteld door het college. Toch geven ze zelden antwoord op de vraag die elke dag speelt: als we moeten kiezen tussen project A en project B, welk project krijgt dan voorrang?
Een visie helpt om richting te geven, maar het is geen prioritering. Een visie laat zien waar je naartoe wilt. Prioriteren betekent dat je kiest wat je nu oppakt en, minstens zo belangrijk, wat je nu laat liggen. Dat vraagt om een open gesprek dat veel MT’s liever vermijden. Want prioriteren betekent ook nee zeggen. En nee zeggen tegen een collega-directeur voelt vaak ongemakkelijk.
De kosten van vaagheid
Het ontbreken van gedeelde prioriteiten kost de organisatie geld en energie. Projecten duren langer, omdat mensen hun tijd over te veel dingen moeten verdelen. Medewerkers raken gefrustreerd door al die losse taken. Strategisch belangrijke initiatieven verdwijnen onder de dagelijkse druk, waardoor de organisatie kansen mist. Bestuurders krijgen niet wat ze verwachten en snappen vaak niet waarom.
Het lastige is dat deze kosten vaak onzichtbaar blijven. Er staat geen regel in de begroting voor ‘gemiste waarde door gebrek aan focus’. Toch merk je het in vertragingen, in oplossingen die niet optimaal zijn en in getalenteerde medewerkers die vertrekken. Het is diffuus, maar het is er wel.
Één gesprek kan alles veranderen
De oplossing begint niet met een nieuw framework of een duur adviestraject. Het begint met een gesprek. Een gesprek waarin de vraag centraal staat: wat vinden wij samen het belangrijkst? Niet wat ieder voor zich belangrijk vindt, maar wat we als MT echt prioriteit geven. En dus ook wat we later of helemaal niet doen.
Het gesprek gaat makkelijker als iedereen hetzelfde beeld heeft van de situatie: hoeveel projecten lopen er? Waar gaat de capaciteit naartoe? Welke strategische doelen worden gehaald en welke niet? Zonder die basis wordt prioriteren een discussie van meningen.
Eén ding is zeker: het vermijden van het gesprek lost niets op. De schaarste blijft, de concurrentie om resources blijft, en de frustratie blijft ook. De vraag is niet óf u moet prioriteren, maar wanneer u dat gesprek voert.
Wilt u weten waar uw gemeente staat? De Governance Quickscan laat in anderhalf uur zien waar het schuurt en wat een logische eerste stap is.